Règles de médiation et de conciliation

1.    Rôle du médiateur : Le médiateur agit en qualité de tiers facilitateur neutre au cours des négociations menées en vue de trouver une solution au différend en question.

2.    Comportement des parties durant la médiation : Le médiateur, avec le concours des parties qui participent au processus de médiation, établit des règles de base qui faciliteront ce processus. Les parties doivent agir de bonne foi.

3.    Impartialité : Le médiateur est un tiers totalement impartial et ne doit pas favoriser les intérêts d’une partie au détriment de ceux de l’autre.

4.    Confidentialité : Tout détail ayant trait à la médiation d’un différend doit demeurer confidentiel, sauf accord des parties à l’effet contraire, et tout renseignement fourni par une partie dans le cadre d’une médiation ne pourra servir à toute autre fin sans le consentement de ladite partie. Plus précisément, tous les renseignements, notamment les propositions faites oralement, les preuves littérales, les données, les rapports et les autres éléments de preuve, communiqués au cours des séances de médiation ne pourraient être utilisés par l’autre partie si l’Office ou un autre organisme était saisi de l’affaire. Le médiateur ne peut être contraint de témoigner ou de produire des documents concernant les questions abordées au cours du processus de médiation, sauf s’il en est requis en vertu d’un pouvoir légitime. Les parties doivent s’abstenir d’appeler le médiateur à témoigner dans toute poursuite judiciaire ou à l’assigner à produire des notes ou des dossiers qui sont le produit des séances de médiation. Le médiateur s’abstiendra de s’entretenir avec des collègues de l’Office au sujet de tout élément avancé de part et d’autre lors des séances de médiation, sauf accord des parties à l’effet contraire.

5.    Pouvoir de régler : Pour que les négociations donnent des résultats, chaque partie doit être représentée par une personne dûment autorisée à négocier et à conclure une entente avec l’autre partie.

6.    Communication de documents et de renseignements : Il incombe à toutes les parties de communiquer tous les renseignements et les dossiers pertinents au médiateur et aux autres parties.

7.    Rapport sommaire : Il est entendu qu’avant le début du processus de médiation, chaque partie soumettra au médiateur une courte récapitulation des questions en litige, dans un délai convenu entre toutes les parties avant la première séance de médiation.

8.    Portée de la médiation et échéancier : Le délai prévu pour terminer une médiation est de 30 jours à partir de la date à laquelle l’Office a soumis le différend à la médiation, sauf accord des parties à l’effet contraire.

9.    Conseils juridiques ou autres : Le médiateur ne fournit aucun conseil, juridique ou autre, à l’une ou l’autre partie. Les parties doivent retenir les services d’un conseiller juridique indépendant si elles estiment cette mesure nécessaire pour comprendre entièrement les conséquences de la transaction.

10.   Fin du processus de médiation : La médiation est un processus volontaire. Ce processus prend fin à la conclusion d’une transaction négociée, sauf si l’une des parties se retire du processus ou si le médiateur est d’avis qu’il est impossible d’en arriver à un règlement. Si les parties n’arrivent qu’une entente partielle sur une question dont l’Office a été saisi, les parties informeront l’Office du règlement et des questions visées par ce dernier, ainsi que des enjeux laissés en suspens sur lesquels l’Office devra rendre une décision formelle.